Sous l'égide de Seine-et-Yvelines Numérique, SYN’Archives est le fruit d'une collaboration entre les Archives départementales des Hauts-de-Seine et celles des Yvelines, et des professionnels du bloc communal. Ce projet vise à moderniser et simplifier la conservation et la gestion des archives électroniques pour les collectivités territoriales. SYN’Archives propose une solution complète d’archivage électronique intermédiaire et définitif, conforme aux normes OAIS et NF Z 42-013, et capable de gérer tous types de documents, y compris ceux identifiés comme sensibles ou souverains.
Un accompagnement expert et des avantages multiples
SYN’Archives a été conçu par un groupe d’utilisateurs composé des Archives départementales et de professionnels du bloc communal, avec Seine-et-Yvelines Numérique en tant que pilote. Le projet inclut un accompagnement personnalisé par des experts métier, un support utilisateur unique, et des formations de prise en main et métier. Parmi les avantages, on trouve une solution intégrée et clé en main, une facilité d’acquisition, une simplicité d’utilisation, et une validation simplifiée des bordereaux d’élimination. De plus, SYN’Archives garantit l’intégrité, la sécurité et la disponibilité des données en toutes circonstances, avec une certification ISO 27001 en cours.
Les modalités d’adhésion à SYN’Archives
Pour rejoindre SYN’Archives, il est recommandé aux collectivités d’anticiper leur entrée et d’adapter leurs documents de cadrage un semestre avant la bascule effective. Le processus d’adhésion inclut des étapes d’exploration et de planification, d’approbation et de signature, ainsi qu’un accompagnement personnalisé pour définir les besoins et élaborer la gouvernance des données. Les étapes de découverte et de formalisation des pré-engagements peuvent se dérouler dès septembre 2024, pour une mise en service en 2025. Seine-et-Yvelines Numérique met à disposition un pack d’adhésion complet, incluant des modèles de délibération, de convention, de politique d’archivage et de déclaration des pratiques d’archivage, avec un accompagnement spécifique si nécessaire.
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